أهمية ادارة الوقت

أهمية الوقت

1. إن الوقت هو عمر الإنسان وحياته كلها.
2. العمر محدد ولا يمكن زيادته بحال من الأحوال ”مورد شديد الندرة“ .
3. مورد غير قابل للتخزين ” اللحظة التي لا استغلها تفني“ .
4. مورد غير قابل للبدل أو التعويض .
5. يحاسب عليه المرء مرتان ” عمره ثم شبابه“ .

حقائق عن الوقت

(نتائج بحث موسع تم في الولايات المتحدة الأمريكية)

1. 20% فقط من وقت أي موظف تستغل في أعمال مهمة مرتبطة مباشرة بمهام الوظيفة وأهداف المؤسسة.
2. يقضي الموظف في المتوسط ساعتان في القراءة.
3. يقضي الموظف في المتوسط 40 دقيقة للوصول من و إلى مكان العمل.
4. يقضي الموظف في المتوسط 45 دقيقة في البحث عن أوراق أو متعلقات خاصة بالعمل.
5. يقضي الموظف الذي يعمل في مكتب يتسم بالفوضى 90 دقيقة في البحث عن أغراض مفقودة.
6. يتعرض الموظف العادي كل 10 دقائق لمقاطعة (محادثة عادية أو تليفونية...).
7. يقضي الموظف العادي 40 دقيقة في تحديد بأي المهام يبدأ.
8. يقضي الشخص العادي في المتوسط 28 ساعة أسبوعيا أمام التليفزيون.
9. الوصول المتأخر لمكان العمل 15 دقيقة يؤدي إلى ارتباك اليوم وضياع مالا يقل عن 90 دقيقة (أخري).

ويمكن إضافة هذه المعلومات لتساعدنا في فهم عملية إدارة الوقت

1. ساعة واحدة من التخطيط توفر 10 ساعات من التنفيذ.
2. الشخص المتوتر يحتاج ضعف الوقت لإنجاز نفس المهمة التي يقوم بها الشخص العادي.
3. اكتساب عادة جديدة يستغرق في المتوسط 15 يوما من المواظبة.
4. أي مشروع يميل إلى استغراق الوقت المخصص له، فإذا خصصنا لمجموعة من الأفراد ساعتين لإنجاز مهمة معينة، وخصصنا لمجموعة أخري من الأفراد 4 ساعات لإنجاز نفس المهمة، نجد أن كلا المجموعتان تنتهي في حدود الوقت المحدد لها.
5. إدارة الوقت لا تعني أداء الأعمال بشكل أكثر سرعة، بقدر ما تعني أداء الأعمال الصحيحة التي تخدم أهدافنا وبشكل فعال.

فوائد الإدارة الجيدة للوقت

1. إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
2. التخفيف من الضغوط سواء في العمل و ضغوط الحياة .
3. تحسين نوعية العمل.
4. تحسين نوعية الحياة غير العملية.
5. قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
6. قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.
7. تحقيق نتائج أفضل في العمل.
8. زيادة سرعة إنجاز العمل.
9. تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.
10. تعزيز الراحة في العمل.
11. تحسين إنتاجيتك بشكل عام.
12. زيادة الدخل.

لماذا يضيع الناس أوقاتهم؟

1. لا يدركون أهمية الوقت .
2. ليس لهم أهداف أو خطط واضحة .
3. يستمتعون بالعمل تحت ضغط .
4. سلوكيات ومعتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت .
5. عدم المعرفة بأدوات و أساليب تنظيم الوقت .

سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت

1- لا يوجد لدي وقت للتنظيم

1. يحكى أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداً إذ أنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له: لماذا لا تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنني مشغول في عملي؟!
2. من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.
3. وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.

2- المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم

1. في إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثلاً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً.
2. (الوقت المهدر) 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً / 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً.
3. لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً للأفكار الإبداعية المتجددة .

3- الآخرين لا يسمحون لي بتنظيم الوقت

1. من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم.
2. أعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة.
3. وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.

4- كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت

1. افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.
2. ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.

5- لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.

لا توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور:

• أولاً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسب!!
• ثانياً: ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسب والآن هو على استعداد لأني يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.

6- حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!

تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.

سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي توفير الوقت

1. تحديد الهدف .
2. التخطيط.
3. احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .
4. التحضير للغد .
5. استخدام أدوات تنظيم الوقت .
6. انشر ثقافة إدارة الوقت .
7. عدم الاحتفاظ بمهام معقدة ( تقسيم المهام إلي مهام فرعية) .
8. لا تحتفظ بالمهام الثقيلة علي نفسك (انته منها فورا).
9. لا تكن مثاليا .
10. رتب أغراضك .
11. الاتصال الفعال ( التأكد من وصول الرسالة كما تعنيها).
12. لا تتأخر في الوصول لمكان العمل .
13. التحضير للمهام المتكررة Check List .
14. تجميع المهام المتشابهة .
15. ارتدِ ساعة (راقب الوقت في أي مهمة تقوم بها).
16. تأريخ المهام (حدد لنفسك تاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة) .
17. المساومة في تحديد المواعيد .
18. لا تحتفظ بمهام ناقصة ( انته من كل مهمة بدأتها) .
19. لا تهمل كلمة ” شكرا“ .
20. لا تقدم خدمات لا تجيدها .
21. تعلم القراءة السريعة .
22. استغلال وقت السيارة – الانتقال - السفر .
23. لا تحتفظ بمقاعد مريحة في مكتبك .
24. علق لافتة مشغول إنهاء المهام المحتاجة للتركيز .
25. استخدم التليفون بفاعلية .
26. تنمية مهارات التفويض .
27. اعرف نفسك ودورات أدائك اليومي ذهنيا و بدنيا .

اقرء المزيد

تحليل المالى الجزءالثالث

تحليل قائمة الميزانية

تعد الميزانية قائمة ذات أهمية لتحليل نتائج المشروع وتنقسم هذهالقائمة إلى قسمين:

1.  أصول (استخدامات)
   
2. خصوم وحقوق ملكية(مصادر)

وتأخذ الشـكل التالي

أصول (استخدامات)	خصوم + حقوق الملكية
أصول متداولة	خصوم متداولة
- نقدية	- أوراق دفع
- مخزون	- دائنين
- حـ / مدينين	- مخصصات
إجمالي الأصول المتداولة (1)	إجمالي الخصوم المتداولة (1)
أصول ثابتة	الخصوم الثابتة (2)
- أرض	حقوق الملكية
- مباني	- رأس مال صاحب المشروع
- الآت ومعدات	- أرباح محتجزة
- سيارات	- احتياطيات
إجمالي الأصول الثابتة (2)	إجمالي حقوق الملكية(3)
****(1) + (2)	**** (1)+(2)+(3)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

تحليل قائمة التدفق النقدي

تتعامل قائمة التدفق النقدي مع العملياتالنقدية فقط، وهي تسجل النقدية التي تدخل وتخرج من المشروع، وتخبرنا عن النقدية التينحتاج إليها في المستقبل، وتجعل قراراتنا صادرة عن دراسة. كما تجعل استخدامكللنقدية جيد، وتخبرك عن تمويل الإنتاج الموسمي لمشروعك، وتنظم لك جميع التعاملاتالنقدية من حسابات مدينة ودائنة، وتخطط لك التمويل اللازم للتوسعات .
لتنفيذ قائمة التدفق النقدي :

1. يجب تحديد الفترة المناسبة لتقسيم القائمة (شهر - 3شهور - 6 شهور)
2. يجب تحديد وتقدير جميع النقدية التي تدخل المشروع
3. يجب تحديد وتقدير كافة المصروفات والالتزامات التي تحتاج إلى نقدية وتخرج منالمشروع.
4. يجب تحديد موعد كل عملية من تلك العمليات.

قائمة التدفق النقدى

 

مسلسل	البيان	الفترة	الفترة	الفترة	الفترة
	التدفقات الداخلة - القروض - الإيرادات - المبيعات - أخرى
1	إجمالي التدفقات الداخلة
	التدفقات الخارجة - آلات ومعدات - رأس المال العامل - أخرى مصروفات التشغيل - خامات - أجور - صيانة - فوائد القروض - أقساط سداد القرض
2	إجمالي التدفقات الخارجة
3	صافي التدفقات (1-2)
4	التدفقات أول الفترة
5	التدفقات آخر الفترة (3+4)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

توضح قائمة الميزانية، وأيضاً قائمة الربح والخسارة، النسب التي تساعد علىمعرفة مدى نجاح المشروع ونسبة قدرته على سداد الديون من خلال معرفة المخزون الحالى ، كما تساعد على معرفة نسبة رأس المال المطلوب  وتنقسم النسب إلى:

أ-  نسب عامة : و هى توضح أداء المشروع كوحدة كاملة واستخدام الأصول .
 

معدل العائد على الاستثمار =	صافي الربح قبل الفوائد والضرائب
	رأس المال المستثمر

 ومن هذه النسبة يمكن التحقق من أن المشروع يحقق عائداً جيداً على المستثمر فيهومقارنة هذا العائد بعائد البنك .

ب- نسبة قياس الربحية : وهى توضح مدىتحقيق المشروع للربحية كما كان متوقعاً، واعتباراً للأموال المستثمرة. ويقيس معدلالعائد على الأصول الربح الصافي قبل الفوائد والضرائب على الأصول وهذا مقياس فعاللتقييم كيفية استخدام الأصول.

 

معدل العائد على الأصول =	صافي الربح
	إجمالي الأصول

ج- معدل دوران المخزون : توضح هذه النسبة سرعة تصريف المنتج، وتُعطيفكرة واضحة عن رأس المال المقيد كبضاعة بالمخزن والذي يساند طلبات العملاء الفورية، ويمكن تحديد مستوى المخزون المطلوب لذلك ، ويتم التوصل للنسبة بقسمة تكلفةالبضاعة المباعة على متوسط المخزون.
 

معدل دوران المخزون =	تكلفة البضاعـة المباعـة
	متوسط المخـزون

 

متوسـط المخزون =	(مخزون أول المدة +مخزون أخر المدة)
	2

  
وكلما زاد معدل الدوران كان ذلك دليلاً على نجاح المشروع وقدرته علىالاستمرارية بتمويل المخزون. واذا كان معدل الدوران كبيراً جداً، يجب أن يتابعالمخزون بإستمرار حتى لا يطلب العميل منتجاً ولا يجده ، ويلجأ في تلك الحالة إلىمنتجين آخرين.

د - مقياس السيولة :

يقصد بالسيولة هي مقدرةالمشروع على دفع جميع التزاماته النقدية ، أو سداد جميع الفواتير التي يحل موعداستحقاقها، وتُعتبر هدفاً رئيسياً في الإدارة المالية، فمقياس السيولة يمكن أنيساعدك في الإجابة على الأسئلة التالية:

1. هل أملك نقدية كافية مع الأصول التييمكن تحويلها بسرعة إلي نقدية حتى تجعلني قادراً على سداد الديون التي سوف تحل خلالهذه الفترة الحسابية؟
2. هل أملك نقدية كافية لسداد الاحتياج المباشر الذي لاينتظر تحويل أصل إلى نقدية؟
   

معدل السيولة (التداول)
هو النسبة بين الأصول المتداولة إلى الخصوم المتداولة، ويدل على مدى امتلاك المشروع أصولاً متداولة تمكنه من سـداد التزاماته قصيرة الآجل ، ويتم استنتاج تلك النسبة من الميزانية.
 

معدل السـيولة (التداول) =	الأصول المتداولــة
	الخصوم المتداولـة

وهو مقياس للسيولة النقدية الفعلية المتوفرة بالمشروع دون الأصول التي تتطلبنقدية وتكون بمعدل (1 : 1) مع اعتبار الآتي:

1. الحسابات المدينة قابلة للتحصيلومجدولة طبقاً للمدفوعات المطلوبة في الخصوم المتداولة.
   
2. ليس هناك احتمال وجود خطورة في عدم التحصيل، وإذا لم نتأكد من هذين الاعتبارين فالنصيحة تكون بجعل النسبةأعلى من 1 : 1، وأخيراً فإن إدارة النقد تُعد من أساسيات نجاح أي مشروع، فالوضعالنقدي لأي مشروع يجعله قادرا على النمو.
   
3. وقد تُحقق بعض المشروعات ربحاً مع قلةالنقد لديها، ويدل ذلك على كثرة المخزون، أو الحسابات المدينة، أو زيادة الأصولالثابتة، وللوصل إلى كفاءة إدارة النقد يجب تجنب العوامل التالية:
   
4.  ضعف السجلاتالمستخدمةفربما يكون هناك ضياع للنقد نتيجة لعدم التسجيل الجيد الذي يوضح جميعالإيرادات والمصروفات.
   
5. عدم استخدام التمويل بصورة صحيحة لان رأسالمال العامل يستخدم لتمويل دورة الإنتاج، وفي بعض الأحيان يتم الوقوع في خطأاستخدمه لتمويل شراء آلات ومعدات.
   
6.  ضعف في عملية التحصيللعدم وجود نظامتحصيل جيد وتراكم الحسابات المدينة يؤدي إلى عجز في النقد.
   

هـ - متوسط فترة التحصيل

يعتبر من العوامل الهامة التي تؤثر على توافر النقد، ومعرفةهذا المتوسط تساعد على معرفة مدى القدرة على الحصول علىالنقد اللازم للمشروع لكي نسدد منه المديونيات    ، بالاضافة الى كيفية وضع خطة لتسديد الديون أوالشراء الآجل

 

متوسط فترة التحصيل =	حساب المدينين × 365
	صافي المبيعات

 

تقول  القاعدة أن لا يزيد متوسط التحصيل عن 1.33 فترة الحسابات الدائنة، فإذا كانالمشروع يستطيع أن يحصل على فترة 30 يوماً للدفع فإن متوسط فترة التحصيل يجب ألاتزيد عن 40 يوماً. ومن ثم يجب على صاحب لمشروع مراقبة فترة التحصيل

و- معدل العائد على رأس مال صاحب المشروع

يوضح هذا المقياس العائد على استثماراتكالشخصية في المشروع، ولحساب تلك النسبة يجب حساب متوسط رأس مال صاحب المشروع،والأرباح المحتجزة (في بداية العام + نهاية العام) ÷ 2
  

معدل العائد على رأس المال =	صافي الربح
	حقوق الملكيـة

 

 

خطط للمستقبل

يحتاج اى مشروع التوسـع بعد نموه بمعدل جيد ولمعرفة مدى قدرة المشروع على التوسع مستقبلا لا بد أن تحكم بدقة على الوضع الحالي للمشروع ويتم ذلك من خلال المؤشرات المالية السابقة ومدى نمو المشروع ومدى إلإحتياج الفعلي لهذا التوسـع المقترح وكيفية تمويل هذا التوسـع وهل يمكن تمويله من خلال الموارد الذاتية للعميل (من خلال الأرباح المتولدة من النشاط) أم يحتاج المشروع إلى تمويل إضافي، ولكي يتم ذلك، يحتاج صاحب لمشروع إلى إدارة ترشده، وتسمى الإدارة بالموازنة النقدية (أو التدفق النقدي المطلوب) ، وسوف يساعد هذا 

على الإجابة على الأسئلة التالية:

1. هل يحتاج المشروع إلى أموال أخرى؟
2. متى سوف يحتاج إليها؟
3. كم تبلغ الفترة التي يحتاج فيها إلى هذه الأموال ؟
4. كم تبلغ قيمة هذه الأموال ؟
5. من أين أستطيع أن أحصل عليها؟
6. إذا كانت من خلال قرض فكيف سيتم سداده؟

اقرء المزيد

تحليل المالى الجزءالثانى

أدوات الإدارة المالية

تعتمد الإدارة المالية اعتماداً كلياً على وجود دفاتر لتسجيل البيانات الحسابيةللمشروع حتى يمكن استخلاص النتائج والتحليلات منها، وربما تكون تلك الدفاتر بسيطةأو معقدة حسب حجم وطبيعة المشروع، وترجع أهمية الدفاتر حتى لو كانت بطريقة تسجيل بسيطة الى انها يمكن من خلالها استخلاص النسب الدالة على تقدم المشروع أو عدم نجاحه،ويمكن من هذه النسب التوصل إلى طرق علاج إذا كان هناك فشل ، وتنقسم الدفاترالمطلوبة إلى:

1.   دفتر لتسجيل المبيعات.
   
2.   دفتر لتسجيل المشتريات.
   
3.  دفترللتسجيل اليومي للمصروفات والإيرادات.

من خلال الدفاتر التى يمسكها صاحب المشروع يمكن إعداد القوائم المالية الآتية  :

1. قائمة أرباح وخسائر.
2. قائمة الميزانية.
3. قائمة التدفق النقدي.

وتعتبر تلك القوائم المالية هامة لتحليلنشاط المشروع وإستخلاص النتائج الخاصة به للوقوف على مدى نجاحه ونستعرض فيما يليتلك القوائم والبيانات المالية التى تحتويها :

قائمة الربح والخسارة
تعبر تلك القائمةعن ربح أو خسارة أنشطة المشروع، وتجزأ شهرياً، وتتكون من العناصر الرئيسية (المبيعات/ الإيرادات، التكلفة، الربح). وتنبئ القائمة بالعائد من المبيعاتوالتغيير في مستوى المخزون والتكلفة والمصاريف الإدارية ومصروفات التسويق والفوائدالمستحقة تجاه الالتزامات البنكية والضرائب المستحقة والربح الصافي. وهناك شكلان منقوائم الربح والخسارة ، قائمة خاصة بالمشروعات التجارية، وأخرى بالمشروعات الصناعية.

أ - قائمة الربح والخسارة لمشروع تجاري

المبيعات (الإيرادات)				**
- مردودات المبيعات				**
صافي المبيعات				***
مخزون أول المدة		**
+ المشتريات		**
- مخزون آخر المدة		**
تكلفة البضاعة المباعة				**
جملـة الربح				***
- مصروفات إدارية (أجور، كهرباء ،مياه)				***
- مصروفات تسويقية (إعلانات ، عمولات ، حوافز ، تعبئة ، إنتقالات)				***
الربح (قبل الفوائد والضرائب)				***
- الفوائد				**
صافي الربح قبل الضرائب				***
الضرائب				***
صافي الربح (القابل للتوزيع)				****

 

ب - قائمة الربح والخسارة للمشروعات الصناعية

تختلف طريقة حساب تكلفة البضاعة المباعة فى المشروعات الصناعية عن التجارية لان المشروعالصناعي يُحول الخامات إلى منتجات،  كما أن المشروع التجاري يحسب مخزون أول المدة وآخرها خلالالفترة، فى حين أن المشروع الصناعي يأخذ فى إعتباره مخزون الخامات والمنتجات التيتم تصنيعها، وتكلفة الخامات، وتكلفة التصنيع، ولذلك فإن قائمة الربح والخسارةللمشروعات الصناعية تُعد بطريقة أكثر دقة، وتحتاجها المشروعات التي بدأت فيالإنتاج، وأصبحت ذات مستوى جيد ومستمرة في الإنتاج الكمي ويتم إعداد قائمة الربحوالخسارة على مرحلتين المرحلة الأولى يتم فيها تقدير تكلفة البضاعة المباعة بينمافى المرحلة الثانية يتم إعداد قائمة الربح والخسارة وذلك على النحو التالي :ـ

 قائمة البضاعة المصنعة
للسنة المالية من 1/1 إلى 31/12

 

1- منتجات تحت التشغيل مخزون
أول المدة 1/1
2- خامات		مخزون أول المدة 1/1		**
		+ مشتريات		**
		تكلفة خامات متاحة للإنتاج		**
		- مخزون آخر المدة		**
		تكلفة خامات مستعملة		**
3- تكلفة عمالة مباشرة					**
4- تكلفة تصنيع إضافية
- عمالة غير مباشرة				**
- تكلفة كهرباء – قوى محركة				**
- صيانة				**
- إهلاك				**
- قطع غيار				**
تكلفة التصنيع الإضافية				**	**
5- تكلفة التصنيع الكلية (2+3+4)
6- تكلفة المنتجات تحت التشغيل خلال الفترة (1+5)						***
7- تكلفة المنتجات تحت التشغيل آخر المدة						- **
8- تكلفة البضاعة المصنعة (6-7)						***

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 قائمة ربح وخسارة لمشروع صناعي

 

 

1- صافي المبيعات				**
2- تكلفة البضاعة المباعة (مخزون أول المدة للمنتج النهائي + تكلفة البضاعة المصنعة – مخزون أخر المدة للمنتج النهائي)				**
3- تكلفة التصنيع
أجور عمالة		**
أجور ملاحظين		**
مهندسين		**
صيانة		**
إهلاك		**
قطع غيار		**
كهرباء (طاقة محركة)		**
أخرى		**
تكلفة تصنيع		**		**
تكلفة البضاعة المُباعة ( 2 + 3)				**
مجمل الربح				**
2- مصروفات إدارية
أجور إداريين / محاسبين		**
إهلاك معدات		**
مكتبة – فاكس		**
مواد مكتبية		**
إيجار		**
فوائد		**
تأمين		**
تكلفة إدارية		**
				**
3- مصروفات تسويقية
أجور		**
إعلانات		**
أجور		**
تعبئة		**
نقل		**
عمولات		**
أخرى		**
تكلفة التسويق		**		**
صافي الربح (قبل الضرائب)		**		**
الضرائب				***
صافي الربح (القابل للتوزيع)				****

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

هناك أساليب وطرق مختلفة لتحليل القوائم المالية الخاصة بالمشروع لان  كلقائمة لها دلالتها ومؤشراتها التي يمكن الحصول عليها ونستعرض فيما يلي التحليلاتالخاصة بكل قائمة من القوائم المالية التي يتم إعدادها :ـ

 

تحليل  قائمة الربح والخسارة

تستخدم قائمة الأرباح والخسائر في تحديد المصروفات في مجموعاتلتسهيل المقارنة (تكلفة البضاعة المباعة/ تكلفة المصروفات الإدارية/ تكلفة التسويق/ الفوائد)

وهناك طريقتان للتحليل هما :

التحليل الأفقي : هو مقارنة القائمةبالقوائم السابقة ، ويتم شهرياً أو سنوياً، حيث نجد أن المقارنة تتم مثلاً بينمبيعات شهر معين والشهور السابقة، ونستنتج أسباب قلة وزيادة المبيعات، وفي بعضالأحيان يمكن أن تكون قيمة المبيعات أكبر من الشهر الماضي ولكن بتحليلها نجد أنالمشروع أقل في المبيعات ولكن ارتفاع سعر الوحدة زادت من قيمة المبيعات، ويمكن أننجد قلة عدد الوحدات المباعة، ومن ذلك يجب أن نحلل كل عنصر بدقة، والوقوف على أسبابالزيادة أو النقص في كل من الإيرادات والتكاليف .

التحليل الرأسي : يعني التحليلالرأسي المقارنة بين قياس التكلفة والمصروفات بالنسبة للمبيعات والعائد منها لفترةزمنية محددة شهر أو سنة، ومن ثم يمكن بواسطة تلك النسب التوصل إلى سير المشروع فياتجاه صحيح، أو أن هناك مشاكل، نبحث عن أسبابها وطرق علاجها

اقرء المزيد

تحليل المالى الجزء الأول

فهوم الإدارة المالية

  تعد  الإدارة المالية من أهم عناصر نجاح اى مشروع ،  فعلى  صاحب المشروع الصغير أن يعرف كيف يكون مديراً مالياً كفأً ، لان التمويل مثل تزييت عجلة دوران المشروع،فيجب عليك أن تدفع للإنتاج، وأن تُسوق لمنتجك وتُحصل ما قمت ببيعه من الإنتاج.

والوظيفة المالية في المشروع الصغير هي ترجمة أنشطة المشروع إلى عناصر مالية ،كما تقوم بمدنا بمعلومات لمتابعة النتائج، لذلك يجب على صاحب المشروع أن يعرف جيداًمفهوم الإدارة المالية والأدوات المستخدمة فيها مثل السجلات التييجب أن يحتفظ بها، النظام المحاسبي الذي يجب أن يتبعه ، كيف يعرف أن مشروعهيحقق أرباحاً أم لا

 

يتوقف نجاح أي مشروع على وجود أهداف رئيسية يسعى لتحقيقها،ويُقاس هذا النجاح من خلال مدى تحقيق تلك الأهداف، وتعتبر الأهداف المالية هيالترجمة الفعلية للأهداف الخاصة بإدارة الإنتاج، أو إدارة التسويق، أو أي إدارةأخرى بالمشروع 

 

وظائف الإدارة المالية 

1.   التأكد من أن أصول المشروع تُستخدم استخداماً جيداً في تحقيق عائد
   
2.   تقييم الاحتياج إلى مواد خام ومعدات جديدة
   
3.   التخطيط لسداد القروضالخاصة بالمشروع من الأرباح المتولدة من هذا المشروع
   
4.   تسهيل اتخاذ القراراتالخاصة بالمشروع (مثل: إدخال منتج جديد ، التخلص من منتج قديم ،إحلال آلة جديدةبدلاً من أخرى قديمة ، التوسع في خطوط الإنتاج ، اتخاذ قرار الاقتراض ونوعيته وزمنه    )

 

يجب على صاحب المشروع أن يوفر للادارة المالية ما يلى :

1. توفير مصادر التمويل اللازمة للمشروععن طريق زيادة الربحية أو زيادة رأس المال المستثمر أوالإقتراض من جهات التمويل مع تحديد أفضل البدائل التمويلية المتاحة .
2. جعل الربحية الأساس في العملمع الأخذ في الاعتبار مواجهة مسئوليات مالية كثيرة نحو الموظفين ، والعملاء،والموزعين، فيجب استخدام رأس المال استخداماً جيداً ليحقق الربح.
3. اتخاذ القرارات بناء على التحليلات المالية ومعرفة أي البيانات تطلب لاتخاذالقرار، ويعد ذلك  من أهم واجبات صاحب المشروع لتحقيق أعلى إنتاجية

اقرء المزيد

دراسة السوق

دراسة السوق     تهدف دراسة السوق الى التعرف على الكمية الشهرية أو السنوية التييحتاجها السوق من المنتج / الخدمة والمتوقع أن يُباع في المستقبل،وكذلك سعر بيعه، بالإضافة لبرنامج التسويق المطلوب تبعاً للكمية المنتجة وسعرالسوق , وفيما يلى مراحل دراسة السوق : أولا : تجميع البيانات المطلوبة تستلزم دراسة السوق تجميع معلومات وبيانات عن العرض والطلب ، ويمكن تجميع هذه المعلومات من خلال الطلب السابق وتاريخه ومعدل الزيادة أو النقص السنوية، لكي نصل إلى تقدير مبدئي عن الكمية التي يمكن للمشروع بيعهافي السوق، ويمكن تجميعالبيانات المطلوبة منالسوق المحلي أو من المصادر المختلفة للبياناتوالإحصائيات وتنقسم بيانات دراسة السوق إلى : بيانات أولية هي البيانات التي يتم تجميعها من خلال المسح الميداني للسوق، باستخدام استمارات الاستقصاء المصممة لتجميع البيانات المطلوبة أوعن طريق الملاحظة، أو من خلال البريد أو التليفون. بيانات ثانوية هي البيانات المنشورة والتي تم تجميعها من قبلبواسطة آخرين، لذا يجب فحصها جيداً للتعرف على مدى صحتها وملاءمتها للسوق الحالي،كما يجب المقارنة بين المصادر المختلفة لهذه البيانات ، وتشمل تلك البيانات الآتي:  تحديد إجمالي الكميات المستهلكة من السلعة أو الخدمة التي سيقدمها المشروع بالنسبة لعدد السكان، وكذلك التوزيع الجغرافي للاستهلاك في المناطق أوالمحافظات المختلفة.  بيانات عن حجم السلعة أو الخدمة المنافسةالمطروحة في السوق وحجم المستورد منها، واتجاهات النقص أو الزيادة.  بيانات عنحجم المنتجات أو الخدمات البديلة التي يمكن أن تحل محل المنتج أو الخدمة المراددراستها والتي تعتبر منافساً له.  بيانات عن الخامـات المطلوبة للمنتج أوالخدمة المراد تقديمها، ومدى توافر هذه الخامات والكميات في السوق منها، وكذلكأسعارها. بيانات عن الخامات البديلة، والتي يمكن أن تحل محل الخامات المشارإليها. مصادر تجميع البيانات تتعدد مصادر تجميع البيانات المطلوبة عن السوق منها مصادر رسمية في أجهزة الدولة مثل :  الجهاز المركزي للتعبئة العامة والإحصاء.   مركز المعلومات ودعماتخاذ القرار. إتحاد الصناعات المصرية. الهيئة العامة للتصنيع. الغرف التجارية والصناعية.   مصلحة الجمارك. كما يوجد مصادرفى السوق مثل :   تجار الجملة.   تجار التجزئة.   المستهلكين. ثانيا : تقدير حجم الطلب على منتج أوخدمة يمكن تقدير حجم الطلب على منتج ما من خلال طرق بسيطة وسهلة التطبيق، أو طرق تحليلية تستخدم المعادلاتالرياضية، وفيما يلى الطرق البسيطة التي تساعدنا فى تقدير حجم الطلب : استخدام أرقام الإنتاج المحلي والمستورد يتم تجميع البيانات عن الطلب فى السوق المحلي ونقوم بتحديد الكميةالمستهلكة الحقيقية لمعرفة ما إذا كان هناك طلب على المنتج، أوهناك نقص ومطلوب زيادة انتاجه ، بالإضافة إلى ذلك يجب أن ننظر إلى المنتجاتالمستوردة من الخارج والمماثلة للمنتج محل الدراسة. - هناك ما يعرف بالطلب الكامن وهو الكمية المقدرة من المنتج ويحتاجهاالمستهلك (السوق)، ولا يجدها متوفرة في السوق المحلي. ويقدر الطلب الكامـن منالبيانات المجمعة من المسح الميداني، وأيضاً إذا كان هناك ارتباط للمنتج بالكثافةالسكانية فيقدر على أساس نسب الزيادة السكانية. استخدام كمية المواد الخام المستهلكة يمكن استخدامالخامات المستهلكة في إنتاج وحدة المنتج أو الخدمة، فإذا علمنا كمية الخامات الكليةالمستهلكة يمكن التوصل إلى كمية الإنتاج المحلي سنويا. حساب كمية الطلب للمنتج بمعرفة علاقته بجزء آخر تعتمد هذه الطريقةعلى تحديد كمية المنتج المراد دراسته بعلاقته بمنتج آخر ثالثا : تقدير حجم العرضعلى منتج أو خدمة العرض هو كمية ما يتم إنتاجه منالسلع أو الخدمات بواسطة منافسين آخرين ينتجونتلك السلع أو يقدمون تلك الخدمات محلياً، وكذلك كمية المستورد منها من الخارج. - يمكن تقدير كميات العرض بطريقة سهلة عن طريق حساب عدد المصانع المنتجة للسلع محلالدراسة، وحساب الطاقة الفعلية من الإنتاج لكل مصنع منهم، علماً بأن هناك طاقةفعلية وطاقة كلية، والطاقة الفعلية هي الطاقة المنتجة فعلاً والتي يتم عرضها فيالأسواق. وفي النهاية يتم حساب الإنتاج المحلي الكلي. إذا كان هناك استيراد من المنتج يتم حساب كميته من بيان مصلحة الجمارك وعندها يمكن حساب كمية العرض كالاتى : كمية العرض = الإنتاجالمحلي الفعلي + المستورد وفي حالة وجود تصدير للمنتج تكون طريقه حسابها كالاتى : كمية العرض = الإنتاجالفعلي + المستورد - المصدر رابعا : تقدير الفجوة التسويقية هي كمية المنتج التي يحتاجها السوق فعلاًوبها نقص ويمكن حسابها كما يلى : الفجوة = الطلب – العرض - في حالة تساوي حجم الطلب مع العرض لن تكونهناك فجوة تسويقية ولن يوجد طلب لكميات أخرى. اما إذا كان الطلب أكبر من العرض تصبح هناكفجوة مطلوبة للسوق واحتياج لكميات أخرى بسبب العجز في الكمية المعروضة. أما إذا زادالعرض عن الطلب فيعني ذلك وجود زيادة لكمية المنتج وتشبع للسوق وعدم وجود أي طلبعلى المنتج. - إذا توصلت إلى حجم الفجوة المطلوبة للسوق، فلاتعتبر ان هذه الفجوة تساوى الكمية التي يمكنك أن تنتجها، ويجب أن تأخذ في الاعتبار ان نسبةمنها ربما ينتجها فرد آخر يدرس ذلك المشروع في نفس الوقت، او ان هناك نسبة أخطاء في البيانات المجمعة التي حصلت عليها. العوامل المؤثرة على الطلب في السوق - عند تخطيط الطلبللمستقبل يجب مراعاة ان هناك عواملجانبية تؤثر على زيادة الطلب أو نقصه وتأثر على الطلب الحالي وتتمثل في العدد السكاني، ومتوسط دخلالفرد، وموسمية المنتج، وعمل المرأة، وتغير أذواق المستهلك. خامسا : تحديد نسبة المساهمة للمشروع وهي كمية الإنتاج المتوقع للمشروع. سادسا : تحديد سعر بيع المنتج في الأسواق. سابعا : تحديد طرق التوزيع. ثامنا : التعبئة المطلوبة للمنتج إذا كان هناك احتياج. تاسعا : تحديد الموادالخام المطلوبة. عاشرا : تحديد الموقع. كيف تحصل على قائمة حقيقية لعملائك المرتقبين يجب أن يكون لديك قائمة حقيقية لعملائك المرتقبين ويمكن أن تحدد القائمة بعدةطرقمنها : الحصر الشامل للعملاء لاعداد حصر شامل للعملاء اتبع الاتى :   حدد أولا ما تبيعه من منتجات أو خدمات. وضح استخدام كل منتج أو خدمة (للاستهلاك النهائي - لإعادة البيع - لإعادةالاستخدام).   احصر عملاء كل منتج (مستهلك نهائي - تاجر - مشتري صناعي - مؤسسات).   حدد مصادر كل نوع من أنواع العملاء. ويمكنك في تلك الحالة الرجوع إلى عدة مصادرمنها رجال الأعمال، ومندوبي المبيعات، والأصدقاء والمعارف، وبالملاحظة الشخصية،وبطرق الإعلان، والإعلانات المنشورة بالوسائل المختلفة، ومن خلال العملاءالحاليين. التصنيف يقصد به تصنيف العملاء إلى مجموعات والاسترشاد بنوعية العملاء (مستهلك نهائي - تاجر - مشتري صناعي)،وأيضاً طبيعة التعامل (عميل حالي - منافس - لا يستخدم). التقييم يتم عن طريق تقييم الأهميةالنسبية للعملاء على ضوء المركز المالي، وحجم المشتريات الحالية والمتوقعة،والربحية المنتظرة، والموقع، وتوافر شروط العميل المرتقب. البيان النهائي قم بإعداد بيان نهائي بالعملاء المرتقبينوأهمية كل عميل منهم، واستخدم النماذج المرفقة في الحصر والتصنيف والتقييم وإعدادالبيان النهائي. لتقدير استيعاب السوق من المنتج أوالخدمة التي يقدمها مشروعكحاول أن تقرأ بعناية قوانينالسوق الآتية: العوامل الخارجية المؤثرة على السوق للمشروع الصغير يجب أن تكون لديك القدرة على التنبؤ, تقديرعواملكثيرة يمكن أن تؤثر على مشروعك وعملك ، لتضعها في حساباتك من أمثلة تلك العوامل :  يجب أن تكون على علم ودراية بالقوانين وتعديلاتها ، تابع اللوائح والقوانين والنظمالحكومية الجديدة.   استخدمالتكنولوجيا الحديثة (لا تستثمر أموالك في معدات قديمة)   احرص على توافرالمعلومات والإحصائيات عن السوق ومجال مشروعك.   تابع دخول وخروج مشروعات جديدة في نفس مجال مشروعك ومدىقدرتك على المنافسة.   حدد قنوات تسويقك وتوزيعك حيث إن قنوات التسويق والتوزيعتتمدد وتنكمش طبقا لكل هذه الظروف. سياسات ملائمة السوق يجب على صاحب المشروع عند دراسته لقدراته ومدى ملاءمتهالمتطلبات السوق أن يحدد هدفه بوضوح، ويحدد أي نوع من السوق يتعامل معه. ويعرف السوق مجموعة من الأفراد / المؤسسات / الهيئات التي ترغب في الحصول على منتج أو خدمة ولديهم الاستعداد والقدرةعلى الشراء على صاحب المشروع الصغير أن يدركتماماً ما هي إمكانياته الحقيقية وما الذي يمكن أن يقدمه للسوق تحليل عناصر القوة والضعف لك ولمنافسيك يعتبر هذا التحليل من أهم الطرق المستخدمة في تحليل المنافسة، ويمتازهذا التحليل بشموليته وإبرازه لنواحي القوة والضعف المؤثرة على الفرص والمخاطرالتسويقية، ويتضمن هذا التحليل ما يلي: تحديد مظاهر القوة التي تتميز بها، وأوجه القوة التي يمكن أن يدركها المستهلك ويحددها في سلعك وخدماتك.   حددعدداً من مظاهر قوتك الكامنة والظاهرة، وقارن بينها وبين حاجات المتعاملين، وحدد مايمكن أن يقال له. حدد ما هي أهم مظاهر الضعف التي توجد لدى مشروعك، إذ عليك أنتعلم أن مظاهر الضعف هي مخاطر تسويقية مستقبلية وعلينا أن نحدد - من وجهة نظروإدراك المستهلك - مظاهر الضعف في منتجاتنا وخدماتنا ولا تقارنها بمظاهر القوة بلحدد إمكانية تلافيها.   حدد الفرص التسويقية لأن الأهمية الخاصة التي تعطيهامنشأتك لمظاهر القوة هي فرص تسويقية مؤجلة، ولكن اعلم أن كل منافس يفعل ذلكويحلله. حدد التهديدات التي يمكن أن تواجهك من جراء نقاط الضعف لديك أو نقاطالقوة لدى المنافسين، وحدد حجم التهديد المتوقع ومصدره وآثاره. بعد التحليل السابق اتبع ما يلي:   اعمل على مواءمة الصعوبات البيعية، ومراكز القوة التي يختص بها المشروع مع الفرص التسويقية المتاحة في السوق.   حدد تأثير مراكز الضعف لدى المؤسسة واعمل على تحويلها إلى مراكز قوة. حدد المخاطر والتهديدات التي يمكن أن تصيب المنشأة أو تخصيص تكلفتها.   اعمل على خروج نقاط القوة في سيناريو منظم.

اقرء المزيد

التخطيط لإنجاح مشروعك

نجاح أي مشروع.
كيف تضمنه وتطمئن نفسك إلى أنك على المسار الصحيح لبلوغه؟ الإجابة باختصار هي “ التخطيط”  وليس أي تخطيط بل التخطيط المحكم الذي يعرف كيف يحدد الأهداف ويوزع الأدوار على طريقة المايسترو الذي يمسك بعصاه ويوزع الأدوار على العازفين فينجح اللحن!فالمهارات وحدها لا تكفي والعنصر البشري ليس هو مفتاح السر والميزانية والإنفاق ليسا سببا وجيها لنجاح هذا المشروع أو ذاك صدق الخبراء حين يقولون لك: «النصف الأول من النجاح هو التخطيط، والنصف الثاني هو.. “التخطيط”
الخطوة الأولى في تخطيط أي مشروع تتمثل في التوصل إلى اتفاق على مواصفات للمشروع بحيث تتضمن تلك المواصفات تعريفا أوليا للمشكلة التي يسعى المشروع إلى إنهائها تلك هي الخطوة الرئيسية الأولى التي يتوقف عليها تحديد ما يتلوها من خطوات ولذا فمهما تلقيت عند بدء العمل من مواصفات لهذا المشروع من جانب الأطراف المشتركة فيه فمازال يتعين عليك أن تتأكد وتتيقن من وجود توافق عام فيما بين كافة الأطراف المعنية بالمشروع من عاملين ومنظمين ومديرين وعملاء فيما يتصل بمواصفات المشروع ومتطلباته.
ويمكن النظر إلى عملية التفكير في مواصفات المشروع باعتبارها الخطوة الأولى لضمان جودة المشروع ليس هذا فحسب بل إن مثل هذه العملية ستوفر الكثير من الوقت والمال اللذين قد يتعرضا للاستهلاك أثناء تنفيذ المشروع بمناقشة القضايا والتفصيلات الفرعية التي لابد من الاتفاق عليها وتحديدها قبل الشروع في تنفيذ المشروع ومواصفات المشروع تعد المحدد الرئيسي في التعامل مع العديد من العوامل ذات الصلة بتنفيذ المشروع مثل الجدول الزمني لتنفيذ المشروع
كيفية التعامل مع عناصر البيئة المحيطة بالمشروع من مناخ عام و موردين وعملاء الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة لتنفيذ المشروع ( موارد مادية وبشرية( وعلى هذا تصبح مواصفات المشروع بمثابة ميثاق عمل يوضح بشكل مفصل الهدف الرئيسي من المشروع وطرق تنفيذه
لكن هذا لا يعني أن هذا الميثاق غير قابل للتعديل بل على العكس من ذلك فإذا استجدت ظروف أو وصلتك معلومات جديدة تستدعي التغيير في مواصفات المشروع فلا تتردد في إجراء تعديل في المواصفات إذا كان الخير في ذلك التعديل ولابد من إخطار كافة الأفراد المعنيين بأي تعديلات طرأت على مواصفات المشروع ليس هذا فحسب بل شجع الآخرين على اقتراح ما يرونه من تعديلات ضرورية لضمان حسن تنفيذ المشروع.
ما المطلوب؟
بعد تحديد مواصفات المشروع والاتفاق عليها تكون المهمة التالية هي تحديدالخطوات التي يتعين القيام بها و كيفية القيام بها وبدون وجود بنيان (هيكل عام) متفق عليه للمشروع يصبح العمل في المشروع كما لو كان سلسلة من الأفعال التي لايوجد بينها رابط ولا تمنح القائمين بها شعورا بالإنجاز والتقدم. وللمضي قدما في التخطيط للمشروع يتعين عليك بعد الانتهاء من تحديد مواصفات المشروع أن تعمد إلى ترجمة هذه المواصفات إلى مجموعة متكاملة من المهام المترابطة في بنيان متسلسل واضح المعالم يحدد كل مهمة من المهام الرئيسية و ما تشتمل عليه من مهام فرعية كما يحدد في ذات الوقت درجة الترابط بين كل مهمة وأخرى سواء كانت فرعية أو رئيسية بحيث يكون كافة العاملين في المشروع على دراية كافية بالمهام المنوطة بهم و ما يتصل بها أو يتوقف عليها من مهام رئيسية أو فرعية و بذلك يكون قد تمت ترجمة المشروع المراد تنفيذه إلى مجموعة من المهام الفرعية البسيطة التي يؤدي التكامل والتوافق فيما بينها إلى تحقيق الهدف المنشود.

توزيع المهام والأدوار
بعد الانتهاء من تحديد المهام التي يتعين تنفيذها تأتي خطوة تالية غاية في الأهمية والخطورة إلا وهي توزيع هذه المهام على العاملين في المشروع.وهذه الخطوة ليست بالمهمة السهلة إذ انها لا تقتصر على تنفيذ المشروع القائم فحسب بل أكثر من ذلك أنها تنطوي على تطوير مهام وقدرات فريق العاملين معك وذلك بتوزيع المهام عليهم بالشكل الذي يؤدي مع الانتهاء من تنفيذ المشروع إلى إكسابهم مهارات جديدة وتطوير القدرات المتاحة لديهم وفي كثير من الأحيان. يكون من الأفضل تجميع المهام المتشابهة والمترابطة في حزمة واحدة ويتم تكليف أحد الفرق العاملة بالمشروع بأدائها.

كم من الوقت نحتاج؟
نأتي للخطوة التالية والهامة في تخطيط المشروع ألا وهي التقدير الزمني له وهي خطوة في غاية الأهمية والصعوبة في آن واحد في هذا الصدد يتعين على الفرد الاستفادة من خبراته السابقة في تنفيذ مشروعات مشابهة في وضع التقديرات الزمنية لتنفيذ المشروع القائم أو أن يعمد إلى تقسيم عملية تنفيذ المشروع إلى مهام تفصيلية ووضع إطار زمني تقريبي لكل من هذه المهام ولكن كن حريصا على ألا تسرف في التفاؤل عند وضع التقديرات الزمنية لتنفيذ المشروع فتتغاضى أو تتغافل عن أي معوقات قد تعترض تنفيذ المشروع فتعطي تقديرات زمنية قد لا تستطيع أن تفي بها كما لا تسرف في التشاؤم فتعطي تقديرات زمنية مبالغ فيها قد تؤدي إلى تراخي العاملين معك أو تبرم العملاء من طول فترة تنفيذ المشروع.

رقابة ومتابعة
نأتي للخطوة التالية وهي مراقبة تنفيذ المشروع وهي خطوة لابد منها لوضع القواعد والأسس المنظمة لها مع بدء تنفيذ المشروع  هنا يمكن تحديد مجموعة من الأحداث الرئيسية (المعالم(  بحيث تمثل هذه المعالم خطوات رئيسية نحو إنجاز المشروع ويقاس بها تقدم سير العمل فيه كما توفر في ذات الوقت أيضا حافزا على العمل والإنجاز لفريق العاملين بالمشروع.

كفاءة التخطيط
تتمثل الكفاءة والمهارة في التخطيط للمشروعات في استغلال مثل هذا التخطيط لتحقيق أهداف بعيدة المنال تتجاوز مجرد التخطيط للمشروع القائم إلى استغلال عملية توزيع المهام على فريق العاملين معك في وضع قواعد و أسس تحدد نمط أداء وكيفية عمل كل منهم.

من لهذه المهمة؟
التخطيط المحكم يقوم على اشتراك فريق العمل في علمية التخطيط ذاتها وعلى هذا الأساس قم باستطلاع آراء العاملين معك عن مقدرة كل منهم على أداء أي من المهام الفرعية التي يتكون منها المشروع فإن مثل ذلك الأمر سيطرح مجموعة من الأفكار والاقتراحات التي سوف تسهم حتما في تنفيذ المشروع على أفضل نحو ممكن.
الاختبار والجودة
لا يكتمل تخطيط وتنفيذ أي مشروع بدون وضع ضوابط محددة لاختبار المشروع وقياس جودته وهي عملية ضرورية في كل مرحلة من مراحل تنفيذ المشروع  وهو ما يعني أن أي مهمة فرعية يشتمل عليها المشروع لا يكتمل أداؤها إلا باجتياز معاييرموضوعية محددة للجودة  هذه المعايير يتم وضعها والاتفاق عليها في المراحل الأولى من تخطيط المشروع ولذا عند وضع الإطار الزمني لكل مرحلة من مراحل المشروع لابد من تخصيص فترة محددة لأداء هذه المهمة بحيث لا تقتصر معايير الإنجاز على مجرد أداء المهام الفرعية وفق الجدول الزمني المحدد لها ولكن أيضا حسب معايير الجودة المتفق عليها منذ البداية.

الالتزام بموعد الافتتاح
يعد الالتزام بالجدول الزمني المحدد للانتهاء من تنفيذ المشروع أحد المعاييرالرئيسية التي يقاس بها نجاح المشروعات الاستراتيجية لذا فإن التخطيط الجيد للمشروعات لابد وأن يراعي توزيع حجم العمل وضغوطه على فريق العمل على نحو متوازن يجعل من السهل على فريق العاملين معك الالتزام بالجدول الزمني المحدد لتنفيذ المشروع اعمل على تجنب فريق العاملين معك كافة العوامل والمتغيرات التي يمكن أن تؤخر تنفيذ المشروع عن موعده المحدد.

خطط للأخطاء
من الأخطاء الشائعة في تخطيط المشرعات افتراض عدم حدوث أخطاء أثناء تنفيذالمشروع وهو افتراض غير صحيح فمن الأفضل توقع حدوث أخطاء ووضع الخطط البديلة التي تكفل التعامل مع مثل هذه الأخطاء ومواجهتها عن طريق إدخال تعديلات على خطة تنفيذ المشروع التي لابد وأن تتسم بقدر ما من المرونة كما يمكن عند التخطيط للمشروع النظر في مجموعة من الأخطاء التي يمكن أن تحدث أثناء تنفيذ المشروع وتحديد مدى خطورة كل من هذه الأخطاء و كيفية التعامل معه والتغلب عليها.

خطط للمستقبل
إن التخطيط يعد أحد العوامل الرئيسية في نجاح كبرى الشركات فهو أداة لتنفيذالأعمال في مواعيدها المحددة ويتيح فرص التفاعل البناءة بين الشركة من جهة والموردين والعملاء من جهة أخرى وفي إطار تنظيم العمل داخل الشركة يجب أن يكون كل فرد من العاملين معك على دراية تامة بالمهام الموكولة إليه ويمكنه توقع المشكلات والأخطاء التي قد تطرأ أثناء التنفيذ والتعامل معها على نحو جيد قبل أن تستفحل.

وأخيرا نجاحك في أي مشروع تطمح إلى تنفيذه يعتمد اعتمادا جوهريا على التخطيط لكافة جوانبه بل والتخطيط للخسائر التي قد تنجم في حالة فشله.

اقرء المزيد